Die E-Government-Strategie

Stadt-Gespräche - Folge 52

In den Stadt-Gesprächen reden wir, vom städtischen Start-up ShiftDigital, mit Mitarbeiter:innen aus der Verwaltung über Digitalisierung, E-Government und New Work. In dieser Folge berichtet Yvonne Rowoldt, E-Government-Koordinatorin von Nordwestmecklenburg, von ihrer E-Government-Strategie und ihrer bisherigen Umsetzung.

Nina da Costa: Ich würde gerne über eure E-Government-Strategie sprechen, die ihr ja schon 2016 entwickelt habt. Was sind ihre Kernpunkte? 

Yvonne Rowoldt: Als erstes haben wir uns vergewissert, was wir tun und wo wir hinwollen. Wir haben damals gesagt: es ist an der Zeit, dass wir nicht nur an uns selbst denken und für andere entscheiden. Also: Die Zielgruppen mitnehmen. Es wurde erfragt, was sich die Wirtschaft und die Bürger:innen wünschen. Das war damals noch ein bisschen ungewöhnlich und es gab nicht so viel Feedback, wie man das vielleicht heute bekommen würde. Aber aus diesen Interessen und Anfragen, und dem Status der Verwaltungsabteilungen, die ja sehr gut wissen, wo man etwas verbessern könnte, haben wir über mehrere Workshops die möglichen Projekte aufgenommen. Und die haben wir in einer Zeitschiene detailliert dargestellt und uns die Roadmap und die grundsätzliche Strategie durch den Kreistag bestätigen lassen, sodass klar war, wo der Landkreis hin und mit welchen Projekten er was erreichen will. Das sind nicht nur Projekte "nach außen", sondern dazu gehört als plakatives Beispiel auch die E-Akte. Das ist eine gesetzliche Vorgabe, aber ohne die könnte ich auch alle anderen Prozesse nicht digitalisieren. Das Ganze haben wir dann in interne Aufgaben, technische Voraussetzungen und einzelne Projekte unterteilt, die nach außen wirken. 

Nina: Du hast grade auch schon erwähnt, dass euer Fokus auf den Bürger:innen und Unternehmen liegt. Warum habt ihr euch dafür entschieden? 

Yvonne: Vermutlich war es einfach das Umschauen, und die nationale E-Government-Strategie reflektiert das ja auch. Die Bestätigung für diese Fokus haben wir 2017 auch mit dem Online-Zugangsgesetz bekommen. Und es hilft auch, sich zu fragen: wie würde ich es gerne haben wollen? Wir alle sind ja Bürger:innen. Wie oft verzweifelt man, wenn man selbst auf irgendeiner Verwaltungsseite etwas sucht. Ich kenne die technischen Möglichkeiten, finde dann auch die Unzulänglichkeiten und sage mir: Ach, das kann man noch besser machen! 

Nina: Ihr habt jetzt etwa vier Jahre mit eurer Strategie gearbeitet. Vielleicht kannst du mal zurückblicken, wo sie besonders erfolgreich war und wo sie den Aufprall mit der Realität vielleicht nicht so gut überstanden hat. 

Yvonne: Beim Aufprall mit der Realität gibt es wie immer drei Probleme in der Verwaltung: Geld, Zeit und Personal. Es gibt für keines der Projekte Personal. Geld - ja, man kann natürlich eine ordnungsgemäße Haushaltsplanung für die nächsten ein, zwei Jahre machen. Aber ich glaube, es kann einem jeder zustimmen: wenn man dann zwei Jahre weiter ist und sich wirklich mit dem Projekt beschäftigt, sind die Begebenheiten ganz anders. Da ist es schwierig, wirklich gut zu planen. Und dann kommt noch der Zeitaspekt hinzu. Wenn wir weder das Personal, noch das Geld haben, wird es natürlich auch schwierig, das in dem verabschiedeten Zeitraum umzusetzen. 

Nina: Und wie wurden die Verzögerungen aufgenommen?

Yvonne: Dankenswerterweise haben wir dadurch, dass wir regelmäßig und transparent berichten, erreicht, dass Politik und Öffentlichkeit das verstanden haben. Ich kann nunmal keine Beschäftigten aus dem Sozialamt rausziehen, weil dann irgendjemand sein Geld nicht bekommt. Die arbeiten alle am Limit. Klar hätten wir das gerne schneller, aber dann muss man auch bereit sein - und das ist Aufgabe der Politik - Geld reinzustecken, damit Personal eingestellt werden kann. Es bringt ja nichts, so ein Projekt nur fertig zu machen, damit wir einen Haken auf dem Papier machen können. Wir haben stattdessen viele Schleifen gedreht und selbst Zwischenlösungen entwickelt, um zu zeigen, wie es gehen kann. Jetzt sind wir gerade in einer ganz heißen Phase, denn wir finalisieren gerade alles.

Nina: Wie war denn bisher das Feedback zu eurer Strategie seitens der Beschäftigten?

Yvonne: Die Beschäftigten kannten sie ja, weil sie in den Workshops mitgenommen wurden und das auch innerhalb der Abteilungen diskutiert wurde. Sie sind natürlich nicht unbedingt erfreut, wenn ich zu ihnen komme und sage: “Wir müssen uns darüber unterhalten, ob das noch so geht, wie wir es mal geplant hatten”. Wir fangen grundsätzlich mit einem Initialisierungs-Workshop an und hinterfragen nochmal das, was als Schlagwort auf der Roadmap steht: was heißt das eigentlich? Wo drückt es? Was können wir da tun? Die Beschäftigten wissen: wenn ich komme, gibt es nur Mehrarbeit. Andererseits gibt es mittlerweile auch viele Leute, die sagen: “Ich kann auch mal kreativ sein und etwas gestalten, und verbessere mir das zukünftige Arbeitsleben.” Es ist schon so, dass man so eine... gebremste Freude mitbekommt. Jetzt müssen wir den Beweis antreten, dass die Dinge, die wir besprochen haben, so auch funktionieren. Wir hoffen natürlich, dass wir in den Projekten Geschwindigkeit aufnehmen.

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