Die Laborprojekte - Teil 3: Tipps und Tricks

Stadt-Gespräche - Folge 54

In den Stadt-Gesprächen reden wir, vom städtischen Start-up ShiftDigital, mit Mitarbeiter:innen aus der Verwaltung über Digitalisierung, E-Government und New Work. In unserer letzten Folge zu den Bochumer Laborprojekten berichtet Cornelia Tusk von der Bochumer Geschäftsprozessoptimierung, kurz GPO, wie mit den Ergebnissen der Workshops weitergearbeitet wird, und gibt Tipps für die Durchführung von agilen Projekten.

Nina da Costa: Wie geht es mit den Ergebnissen eines Laborprojektes weiter? 

Cornelia Tusk: Das ist sehr vom Thema und der Aufgabe abhängig. Im Fall des fachneutralen Fallmanagements fängst du an, mal eben eine Software zu programmieren (lacht). Oder es wird ein Veränderungsprojekt gestartet, wenn du zum Beispiel feststellst, dass es sinnvoller wäre, bestimmte Aufgaben an einer zentralen Stelle zusammenzulegen. Und man setzt in einem Laborprojekt auch bestimmte Schwerpunkte und entscheidet, welche Themen man im Rahmen kleinerer Arbeitsgruppen weiterbearbeiten muss. Wie man nach einem Laborprojekt weitermacht ist absolut abhängig von der Fragestellung. 

Nina: Es kann also sein, dass man einen Prozess überarbeitet oder eine neue Dienstvereinbarung schreibt. 

Conny: Genau, wie zum Beispiel bei der empfängerorientierten Sprache. Da haben wir uns in kleinerer Runde zusammengesetzt und versucht, einen Förderbescheid entsprechend umzuformulieren und dafür eine Blaupause anzulegen. Wir hatten auch ein Laborprojekt zum Bürgerservice-Portal mit der Frage, wie man dort Online-Dienste anbietet. Das Problem war, dass ein Fachbereich gesagt hat "die kümmern sich nicht" und der andere "die beantworten unsere Fragen nicht". Das ist aber kein spezifisches Bochumer Thema. 

Nina: Ja, sowas habe ich schon von verschiedenen Verwaltungen mitbekommen. 

Conny: Und dafür hat man dann eine Blaupause erarbeitet, und die war das Ergebnis. Ab da heißt es: Wir wissen jetzt alle, wer zu welchem Zeitpunkt was tun muss, um eine Leistung für die Bürger:innen digital anzubieten. Da hast du dann nicht mehr viel zu tun, außer, dass sich alle daran zu halten haben. 

Nina: Kannst du nochmal auf die externe Beratung eingehen? Warum habt ihr sie dazu geholt und welche Aufgaben hat sie übernommen? 

Conny: Warum haben wir sie uns dazu geholt? Weil wir wussten, dass wir mit der Aufgabe alleine komplett überfordert sind (lacht). Wir brauchten externe Expertise für die Durchführung der Workshops, aber auch für die Implementierung. Wir von der Geschäftsprozessoptimierung begleiten das natürlich, bereiten alles vor und setzen mit den Fachbereichen kleinere Projekte selbst um, aber wir brauchen auch dieses externe Knowhow. Wir haben den Eindruck, dass die Kompetenz von Externen in der Regel mehr wertgeschätzt wird. Es ist abgedroschen, aber der Prophet gilt nicht im eigenen Land. 

Nina: Wirklich?

Conny: Das ist gar nicht so schlimm, wie es sich anhört. Uns war einfach klar, dass wir nicht die nötigen Ressourcen und das Knowhow haben - wir können uns nicht mit so vielschichtigen Themen beschäftigen. Die externen Berater haben eben den Fachmann für Bau, der schon 50 Projekte im Bereich Bauwesen gemacht hat, und den Fachmann für Soziales, der mit verschiedenen Kommunen und Behörden gearbeitet hat. Die haben einfach eine Erfahrung, die du in der Regel in der Kommunalverwaltung nicht hast, und ein so großes Team kannst du dir auch nicht selbst zusammenstellen. Wir haben zum Glück externe Berater dazu geholt, die auch unser Knowhow zu schätzen wissen. Ich kann mich gut erinnern, was er als erstes gesagt hat: "Wir brauchen euch und euer Wissen. Wir können euch doch nicht sagen, wie ihr eure Arbeit machen müsst, sondern müssen das in enger Zusammenarbeit entwickeln." Das war eine Sache, die uns total beeindruckt hat. 

Nina: Welche Tipps hast du für Menschen, die selbst Laborprojekte ausprobieren wollen? 

Conny: Zunächst zu gucken, welche Leute am Anfang hilfreich sein können, indem sie für solche Themen aufgeschlossen sind. So ein Format ist gerade dann eine Herausforderung, wenn man es selbst moderiert. Da ist es einfacher, wenn ich auf der Gegenseite jemanden sitzen habe, der mit mir zusammenarbeitet und das nicht blockieren wird. Also wäre es im ersten Schritt wichtig, Leute zu holen, die Spaß an Veränderung haben. Und Mut zum Scheitern zu haben. Zu sagen: wir haben uns eine Aufgabe gestellt, könnten aber auch heute oder morgen feststellen, dass es nicht funktioniert. 

Nina: Würdest du eine externe Beratung empfehlen? 

Conny: Das kommt auf das Thema an. Ich glaube, dass es viele Themen gibt, die man auch mit eigenen Verwaltungsmitarbeitenden erarbeiten kann. Wenn man sich mit dem Format am Anfang unsicher ist, kann es sinnvoll sein, sich externe Berater zu holen, denn die sind in Rhetorik geschult und darin, Menschen mitzunehmen und auch mal Konflikte einzufangen. Und sie können oft besser die Vogelperspektive einnehmen als man selbst. 

Nina: Für mehr Neutralität. 

Conny: Genau. Manche Themen sind zum Beispiel extrem negativ besetzt. Da ist es immer gut, einen neutralen Part zu haben. Aber das ist auch völlig von der Aufgabe und dem Schwierigkeitsgrad abhängig. 

Nina: Kann es sinnvoll sein, jemanden aus einem ganz anderen Bereich der Verwaltung dazu zu holen, um als "neutraler Blick" zu fungieren? 

Conny: Klar. Michaela Claas macht mit ihrem Thema der Wandelgestalter gerade etwas Ähnliches. Da werden Leute ausgebildet, die diese Veränderung in die Verwaltung tragen. Im Grunde genommen geht es ja darum, auch intern Menschen zu haben, die man einfach mal in völlig andere Fachbereiche schicken kann. 

Nina: Zum Abschluss: Was ist dein Appell an die Beschäftigten der Verwaltung? 

Conny: Dass man sich mit seiner Arbeit identifiziert und sich klar macht, wie wichtig das eigentlich ist, was wir als Verwaltung tun. Jede kleine Aufgabe, bei der man vielleicht den Eindruck hat, dass sie nicht weltbewegend ist, hat ihre Bedeutung. Das Thema hatten wir eingangs schon, als wir über die Krise geredet haben: wie wichtig Verwaltung auch in dieser schlimmen Zeit ist; wie wichtig, dass es Menschen gibt, die das alles organisieren und am Laufen halten.

Nina: Vielen Dank, Conny! 

Conny: Gerne! Das hat Spaß gemacht. 

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