Die Beschäftigtenkonferenz Teil 2 - Die Organisation

Stadt-Gespräche - Folge 42

In den Stadt-Gesprächen reden wir, vom städtischen Start-up ShiftDigital, mit Mitarbeiter:innen aus der Verwaltung über Digitalisierung, E-Government und New Work. In dieser Folge erzählen Michaela Claas und Jasmin Wiemers-Krüger, wie sie die Organisation der ersten Bochumer Beschäftigtenkonferenz angegangen sind, welche Erwartungen sie an die Veranstaltung hatten - und ob sie sich bewahrheitet haben.

Nina da Costa: Hattet ihr irgendwelche Vorgaben, oder hieß es einfach "Macht die Beschäftigtenkonferenz?"

Michaela Claas: Eigentlich war es eher das. Es gab eigentlich nur: "Ihr macht eine Konferenz und könnt dafür den RuhrKongress mieten." 

Jasmin Wiemers-Krüger: Wir konnten sogar selbst festlegen, wie viele wir einladen. Die einzige Vorgabe war: Holt euch bitte externe Unterstützung. Wir sind sehr motiviert losgelaufen und haben gesagt: "Das stellen wir alleine auf die Beine.” Unser Chef meinte dann, dass sowas eine ganz schön hohe Hausnummer ist und es nicht schadet, sich jemanden an Bord zu holen, der sowas schon mal komplett organisiert hat. Und er hatte natürlich recht (lacht). Gerade in der Orga waren wir hinterher sehr dankbar, dass wir jemanden hatten, der sich mit sowas wie Beleuchtungstechnik auskennt. Da hätten wir ganz sicher nicht dran gedacht. 

Michaela: Absolut nicht. 

Jasmin: Gleichzeitig hat er uns unglaublich gefordert, uns selbst zu organisieren und die Ideen herauszukitzeln. Er hat nicht gesagt: "So funktioniert das, und das müsst ihr jetzt machen" - was wir am Anfang ein bisschen gehofft hatten (lacht). Das war gar nicht der Fall. Ich glaube man darf ehrlich sagen, dass wir uns zwischendurch auch gefragt haben, warum wir eigentlich einen Berater haben, wenn wir doch alles selbst machen müssen. Aber so war das gar nicht, das haben wir dann auch erkannt. 

Michaela: Wir haben unglaublich viel gelernt, weil er uns wirklich gefordert hat. Das war auch ein mega Erfolgserlebnis. Es ist unsere Konferenz geblieben, und war nicht etwa die eines Beraters. Er hat uns sehr gut unterstützt, aber dadurch, dass er uns so viele Freiräume gegeben hat, konnten wir daran wachsen. 

Nina: Was war bei der Planung und Organisation am schwierigsten? 

Jasmin: Ich fand es irre schwer, die Kriterien festzulegen: wie konzipiert man etwas, das die ganze Bandbreite der Verwaltung anspricht? Wie und wen lädt man ein? Auch so banale Fragen: wie schicken wir die Einladung an alle? In der Verwaltung kannst du die ja nicht einfach per Mail schicken. Und wie kriegen wir alle motiviert, sich das wenigstens mal durchzulesen? Wir hatten am Anfang schon Bammel, dass keiner kommt. 

Michaela: Wir hatten unglaublich hohe Anforderungen an uns selbst, weil wir wollten, dass der Querschnitt genau abgebildet wird. Es ist ein super Querschnitt dabei rausgekommen, aber das was wir vorher hatten - mit Prozentangaben zu jeder Mitarbeiterschaft - haben wir nicht mehr so weiterverfolgt. Es war ein Querschnitt und das reichte uns. 

Jasmin: Als wir an dem Punkt waren zu sagen, dass wir einfach alle einladen und es darauf ankommen lassen - da ist die Last von uns abgefallen und es hat sich von alleine ergeben. 

Nina: Welche Reaktion habt ihr euch von den Beschäftigten erhofft, und welche vielleicht auch gefürchtet? 

Michaela: Erhofft auf jeden Fall, dass überhaupt was passiert und Menschen mitgenommen werden. Was ich befürchtet habe: Es meldet sich wirklich niemand oder zu wenige an. Oder es melden sich nur diejenigen an, die ausschließlich meckern wollen. 

Jasmin: Genau, das war unsere größte Sorge. Wir wollten natürlich einen Raum schaffen, wo man auch die Möglichkeit hat zu sagen, was nicht gut läuft und was man besser machen kann. Aber es durfte auf keinen Fall passieren, dass man da hinkommt, sich alle einmal... 

Nina: Auskotzen?

Jasmin (lacht): Genau, und dann wieder gehen. Konkrete Erwartungen an positive Reaktionen... Wir haben damals gesagt: wenn sie da mit dem Gefühl rausgehen, dass sie einen guten Tag hatten, und es ihnen beim Gehen besser geht als beim Kommen, oder mindestens genauso gut, sind wir schon zufrieden. Und wenn sie satt sind, weil es ja gutes Essen gibt (lacht). So minimal hatten wir das angesetzt. 

Nina: Und wie war es dann tatsächlich? 

Michaela: Total gut! 

Jasmin (lacht): Besser! 

Michaela: Was ich nach wie vor unglaublich finde: wir haben schon vor der Konferenz festgestellt, dass wir einen Workshop für konkrete Ergebnisse brauchen werden. Die Konferenz war ja erstmal ein Hineinkommen in das Thema und ein erster Austausch. Wir haben den Beratern gesagt, dass wir dort direkt abfragen wollen, wer sich an dem Workshop beteiligen möchte. Die sagten uns: wenn sich von diesen 450 Leuten 30 melden, wäre das richtig gut. Wir haben gefragt, und - da kriege ich immer noch eine Gänsehaut - es haben 130 Leute gesagt: "wir machen mit". Das fand ich irre! 

Jasmin: Wir haben gehofft, dass sie mit einem guten Gefühl rausgehen - und das war so gut, dass sie gesagt haben: Den nächsten Schritt wollen wir unbedingt auch mitgehen! Und eines meiner schönsten Erlebnisse war, dass jemand aus dem (durchaus zurecht) kritischen Verwaltungsvorstand noch an dem Tag gesagt hat: "Ich gehörte ja zu den Skeptikern, aber ich muss schon sagen - das hier hat echt Spaß gemacht und mich überrascht!”

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