Die Beschäftigtenkonferenz Teil 3 - Der Ablauf

Stadt-Gespräche - Folge 47

In den Stadt-Gesprächen reden wir, vom städtischen Start-up ShiftDigital, mit Mitarbeiter:innen aus der Verwaltung über Digitalisierung, E-Government und New Work. In dieser Folge erzählen Michaela Claas und Jasmin Wiemers-Krüger, wie die erste Bochumer Beschäftigtenkonferenz ablief, welche Formate dafür aus welchen Gründen ausgewählt wurden und wie diese bei den Beschäftigten ankamen.

Nina Ferreira da Costa: Wie lief die  die Beschäftigtenkonferenz ab? 

Jasmin Wiemers-Krüger: Wir haben uns gefragt, was wir damit erreichen wollen, und dann war relativ schnell klar, dass wir eine Plattform schaffen müssen, auf der wir allen zeigen, was in Bochum schon alles passiert. Eine der häufigsten Reaktionen ist nämlich: "Echt, sowas machen wir? Davon habe ich noch nie was gehört." Also haben wir überlegt, was interne und für alle Beschäftigten interessante Sachen sind, von denen wahrscheinlich der Großteil noch nie gehört hat. Und so ist die Idee von den Sachständen geboren worden. Das ist eine Art Messe, bei der die Leute sich und ihre Projekte präsentieren konnten und andere die Chance hatten, sich darüber zu informieren.

Michaela Claas: Und dann gab es noch den Konferenzteil. Bei dem wollten wir eigentlich die "Mad - Sad - Glad"-Methode anwenden, und wir haben auch mit Fragestellungen in Anlehnung an die Methode gearbeitet und Erwartungen abgefragt. 

Nina: Dieses “Mad - Sad - Glad" ist: Was macht mich wütend, traurig, glücklich? 

Michaela: Genau, nur in abgewandelter Form, denn wir wollten ja von dieser Mecker-Ecke weg, deswegen haben wir alles ein bisschen positiver formuliert. Aber man hatte trotzdem die Möglichkeit, Sachen anzubringen, die einem nicht gefallen. 

Jasmin: Wir wollten unbedingt eine Plattform schaffen, auf der man sagen kann, wie man sich fühlt und was man gerne verbessern würde. Das sollte interaktiv und in Kleingruppen stattfinden. Und das ist richtig gut gelaufen. Wir haben uns gefragt, wie wir die 450 Leute an 80 Pinnwände verteilen können. Und die sollten sich selbst finden... 

Michaela: Aber sie hatten doch Nummern bekommen, oder?

Jasmin: Das wollten wir erst machen, haben wir aber nicht. Der Berater hat gesagt: Die finden sich schon! Und das war auch so. Wir hatten 80 Pinnwände, wo sich drei, vier, fünf Leute zusammenfinden und drei Fragen beantworten sollten: was begeistert mich, wovon hätte ich gerne mehr, und wofür übernehme ich Verantwortung. Damit haben sie sich dann befasst. 

Nina: Und das wurde dann von eurem Team vorgestellt, richtig?

Jasmin: Genau, in der Mittagspause hatten wir ein Team, das die wichtigsten Punkte, die "Blitzlichter", zusammengetragen hat. Das war vor allem der Verwaltungsvorstand, weil wir ihn direkt einbinden wollten, damit er ganz viel sieht und einen guten Eindruck davon kriegt. Und die Arbeit wollten wir auch unbedingt im Plenum zeigen. Wir hatten immer die Sorge, dass viel gemeckert wird, und am Ende kam so viel Positives!

Michaela: Und dann haben wir noch mit der Fish Bowl-Methode gearbeitet - und da hätte ich mir vorher gar nicht vorstellen können, dass sich Menschen in den Stuhlkreis begeben und sagen, was Sache ist. Das ist aber tatsächlich passiert. 

Jasmin: Das hatten wir nicht geplant, davon wurden wir auf der Konferenz überrascht. Den wollten wir eigentlich gar nicht.

Michaela (lacht): Ehrlich nicht? 

Jasmin (lacht): Nein! Das ist spontan während des Verlaufs entstanden. 

Nina: Wer hat das gestartet? 

Jasmin: Der Moderator. Er hat uns nach der Mittagspause gesagt: "Wir sind gut im Timing, wir machen das noch."

Michaela: Auf die Fish Bowl haben wir uns dann jedenfalls eingelassen, und das war ein totaler Erfolg. Möglicherweise war die Idee, das doch noch zu machen, auf der Konferenz entstanden, weil alle sich so aktiv eingebracht haben.

Nina: Könnt ihr noch erklären, was die Fish Bowl-Methode ist?

Michaela: Es gibt einen Stuhlkreis in der Mitte, um den alle anderen im Plenum herum sitzen. Man hat die Möglichkeit, jederzeit in den inneren Stuhlkreis hineinzugehen, wenn dort ein freier Platz ist, und einen Beitrag zu machen. Und man kann sich auch immer, wenn man möchte, sich unwohl fühlt oder mit seinem Statement fertig ist, wieder zurück nach außen begeben. Oft werden am Anfang Leute benannt und es wird eine Frage in den Raum geworfen, über die die Menschen im Fish Bowl diskutieren. Dann ergibt sich meistens ein gutes Gespräch. 

Nina: Das heißt, das Prinzip ist: es sind zu viele Leute, als dass jeder einen Beitrag machen könnte; außerdem muss jemand das Gespräch moderieren, und man will trotzdem jedem die Möglichkeit geben, teilzunehmen. 

Michaela: Ganz genau.

Nina: Ihr habt also mehrere agile, offene Formate benutzt. Warum habt ihr euch entschieden, solche Methoden für Moderation und Diskussion einzusetzen? 

Michaela: Es sollte auf jeden Fall eine lebendige Konferenz sein - wir wollten die Menschen ans Arbeiten bekommen, und auch unbedingt, dass sie dabei Spaß haben. Deshalb dachten wir, es könnte eine gute Idee sein, da mit agilen Methoden heranzugehen.

Jasmin: Unsere große Prämisse war, Leute miteinander zu vernetzen. Wir wissen, dass kurze Wege in der Verwaltung immer dann gut funktionieren, wenn die Leute sich kennen und gegenseitig anrufen. Deshalb war ein großer Punkt: vermisch sie, bring sie ins Gespräch. So lernen sie voneinander und haben hinterher den Mehrwert, eine andere Kollegin kennengelernt zu haben, die man nochmal anrufen kann. Also wollten wir möglichst Methoden nutzen, mit denen man in Kleingruppen etwas machen, Leute vernetzen und Bewegung reinbringen kann. 

Nina: Wenn ihr an die Beschäftigtenkonferenz zurückdenkt, was ist dann das eine Bild, das ihr im Kopf habt? Welche Erinnerung verbindet ihr explizit damit? 

Jasmin: Dieses eine Bild, was auch in unserem Intranet immer noch hinterlegt ist: wie diese irre Masse von Leuten sich durch die Sachstände bewegt - alle in Gespräche vertieft. Und wo hinterher immer gesagt wurde: dafür war viel zu wenig Zeit. Und dann dieses Bild der beeindruckenden Runde im Plenum. 

Michaela: Genau, von oben gesehen ins Plenum hinunter. Das fand ich wirklich beeindruckend - wie viele Menschen dort zusammengekommen sind.

Jasmin: Und ich habe noch dich, Michi, im Kopf, als am Ende die Frage kam: "Wie war es?" und du gesagt hast: "Es war super, und ich bin jetzt auch froh, dass wir es geschafft haben und ganz glücklich!" (Lacht) Ich weiß noch, dass ich dich angeguckt habe und dachte: genauso fühle ich mich auch. Wir waren so froh, dass es gut geworden ist. So erleichtert. Wir hatten ja eigentlich noch Sekt dabei, um mit dem Team anzustoßen, aber dazu kam es nicht mehr. 

Nina: Ihr habt ja danach auch noch Sachstände abgebaut! 

Michaela: Genau, wir waren noch fleißig. So geht es uns eigentlich immer, wenn wir Veranstaltungen machen: wir fühlen uns verantwortlich für alles, auch vorher und nachher. Und das bedeutet natürlich, immer mit anzupacken. Ich weiß nicht, wie viele Pinnwände ich in den letzten Jahren bespannt und wieder abgenommen habe (lacht). Aber ich finde es total gut, das gemeinsam als Team zu machen. Und da haben auch noch unglaublich viele geholfen. Das war toll - wir waren nicht alleine.

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