Die beste Sparmaßnahme: bessere Prozesse

Stadt-Gespräche - Folge 43

In den Stadt-Gesprächen reden wir, vom städtischen Start-up ShiftDigital, mit Mitarbeiter:innen aus der Verwaltung über Digitalisierung, E-Government und New Work. In dieser Folge erzählt Cornelia Tusk von der Bochumer Geschäftsprozessoptimierung (kurz GPO), wie aus ihrem Auftrag, in der Verwaltung Kosten einzusparen die Aufgabe entstand, die internen Prozesse zu verbessern.

Nina da Costa: Willkommen, Conny! Schön, dass du da bist. Stell dich doch erstmal vor. 

Cornelia Tusk: Mein Name ist Cornelia Tusk, ich bin seit 1985 Beschäftigte der Stadtverwaltung und seit 2016 im Referat des Oberbürgermeisters mit der strategischen Haushaltsentwicklung beschäftigt. Die Finanzproblematik der Kommunen begleitet uns mindestens seit Beginn meines Werdegangs: wir haben immer wieder unterfinanzierte Haushalte. Dann kam im Jahre 2005 die Umstellung auf das neue kommunale Finanzmanagement, was uns finanziell das Genick gebrochen hat. 

Nina: War das die doppelte Haushaltsführung? 

Conny: Genau, die Doppik. Wir hatten vorher eine Kameralistik, bei der bestimmte Werteverzehre überhaupt nicht in den Haushalt aufgenommen worden sind. Und wenn die Haushaltsgenehmigung anstand, waren die Einnahmen geringer als die voraussichtlichen Ausgaben. Dann hat man wild Stellen eingespart und nicht wieder besetzt, was aber nicht nachhaltig war. Das hielt man immer ein halbes Jahr oder ein Jahr durch, und am Ende hat man die Stellen doch wieder besetzt, weil man gemerkt hat, dass irgendwer ja die Arbeit machen muss. Und es hat auch die Verschuldung der Kommunen nicht verhindert. Der damals neue Oberbürgermeister Thomas Eiskirch hatte dann die Idee, das Ganze professioneller und strategischer anzugehen: "Lasst uns gucken, wie wir Aufgaben und Prozesse organisieren, um vernünftig zu sparen." Da kannst du dir vorstellen: das war kein Job, den viele machen wollten, weil du dir natürlich nicht unbedingt Freunde machst, wenn du mit Sparprojekten in die Bereiche kommst. 

Nina: Klar. 

Conny: Aber das muss man eben aushalten. Damals wurde ich gefragt, ob ich das machen möchte, und habe mich nach kurzer Überlegungszeit dazu entschieden, weil ich dachte: “Das ist mal eine Herausforderung!” (Lacht) 

Nina: Hast du denn einen finanziellen Hintergrund? 

Conny: Nein, ich bin eigentlich die klassische “Verwaltungsfrau”: ich habe 1985 bei der Stadt Bürogehilfin gelernt, in den 90ern die Laufbahnprüfung für den mittleren und gehobenen Dienst gemacht und dann Ende des letzten Jahrhunderts... (lacht) Das klingt total gut. Ich habe Ende des letzten Jahrhunderts sieben Semester Betriebswirtschaft studiert und lange im Controlling der Zentralen Dienste gearbeitet. Das heißt also, ich kannte Kalkulationen, Jahresabschlüsse usw. sehr gut und fand es auch super spannend. Ich hatte außerdem eine gute Kenntnis der Verwaltung, eine gute Vernetzung... Ich weiß nicht, ob ich den richtigen Hintergrund hatte, aber irgendwie hat es geklappt. Ich glaube nicht, dass man da unbedingt ein Finanzgenie brauchte, sondern einfach Leute, die Projekte umsetzen können. 

Nina: Die sich gut in Themen einarbeiten. 

Conny: Genau, und Ideen entwickeln. Und das haben wir in der Anfangszeit auch gemacht und überlegt, welche Projekte möglich wären und was uns unter den Nägeln brennt. Ein Beispiel sind Schließdienste an städtischen Turnhallen. In Bochum ist es so, dass wir Leute haben, die die Hallen auf- und abschließen. Viele Städte geben den Vereinen einfach einen Schlüssel. Das ist so ein Thema, was wir seit langer Zeit bearbeiten, weil es da viel Gegenwind gibt. Oder in einem anderen Projekt haben wir uns bei der städtischen Reinigung angeguckt, ob man mehr mit Maschineneinsatz arbeiten kann. Und aus diesem ganzen Thema “Strategische Haushaltsentwicklung” ist dann das Projekt der Flächendeckenden Geschäftsprozessoptimierung entstanden. 

Nina: Das geht leicht von der Zunge! 

Conny (lacht): Mittlerweile ja.

Nina: Warum hast du dich denn damals für die Verwaltung entschieden? 

Conny: Um das mal ganz deutlich zu sagen: ich hatte mit 16 überhaupt keine Ahnung, was ich machen will. Ich wusste nur, dass ich arbeiten und Geld verdienen wollte, und dass es irgendwas im Büro sein sollte - also irgendwo, wo es warm und trocken ist (lacht). Es war Zufall, dass ich bei der Kommunalverwaltung gelandet bin. Ich hätte genauso gut bei einer Bank oder Versicherung anfangen können, bin aber heute total froh, dass es nicht so gekommen ist! Ich bin seit vielen Jahren eine überzeugte Mitarbeiterin der Stadtverwaltung, weil ich den Laden einfach großartig finde und mir das Aufgabenspektrum, aber auch die Arbeit mit den Kolleg:innen wirklich Spaß macht.

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